Formations en transformation numérique de la commande publique

Quels sont les enjeux de la transformation numérique des achats publics ?

Simplifier et fluidifier la relation acheteurs-entreprises

La finalité de la vague digitalisation est en effet d’alléger la charge administrative des procédures et réduire les délais, des obstacles récurrents pour les entreprises. Il faut en effet simplifier les démarches :

• Limiter les informations exigées au stade de la candidature avec le Document Unique de Marché Européen (DUME), formulaire d’autodéclaration pré-rempli
• Permettre la signature électronique pour raccourcir les circuits de validation contractuelle
• Dématérialiser les bons de commande, avenants et factures pour automatiser la chaîne comptable

Une simplification qui passe aussi par une rédaction plus claire et intelligible des cahiers des charges, grâce à des clausiers et des bibliothèques de pièces types réutilisables.

Optimiser les processus et la performance achat

Au-delà du levier de productivité, le numérique est aussi un formidable vecteur d’optimisation des achats. En automatisant les tâches répétitives (contrôles de conformité, envoi d’alertes), les acheteurs peuvent se recentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée : sourcing, négociation, pilotage des fournisseurs.

L’exploitation des données massives (volume d’achat, consommation, qualité, délais) donne aussi une vision plus fine et dynamique des portefeuilles d’achats. De quoi muscler le pilotage de la performance avec des indicateurs mieux ciblés (gains, délais, qualité, RSE), partagés en temps réel via des tableaux de bord dynamiques.

Renforcer la transparence et la confiance dans l’achat public

La transformation numérique est aussi un gage de transparence et d’intégrité. La publication en open data des données essentielles des marchés (objet, montant, titulaire, durée) est une obligation depuis 2016, renforcée par la loi pour une République numérique.

Cette exigence de transparence, qui renforce le contrôle démocratique sur la dépense publique, est grandement facilitée par le numérique :

• Mise à disposition automatisée des données structurées sur les profils d’acheteurs
• Traçabilité et auditabilité des procédures grâce à l’horodatage des échanges électroniques
• Archivage probant et pérenne des dossiers de marché au format électronique

La dématérialisation de bout en bout réduit aussi le risque de manipulation et de fraude (plis dématérialisés non modifiables). Le numérique apparaît ainsi comme un rempart très fiable contre les entraves à la concurrence (offre de couverture, faux attributaire) et, surtout, les conflits d’intérêts.

Quels sont les outils numériques permettant de dématérialiser la commande publique ?

Le profil d’acheteur : plateforme pivot des procédures dématérialisées

Clé de voûte de la commande publique 2.0, le profil d’acheteur est bien plus qu’un site vitrine. C’est la plateforme mutualisée des échanges électroniques entre acheteurs et opérateurs économiques tout au long du processus, de la publication des avis jusqu’au paiement des factures.

Sécurisé et interopérable, le profil d’acheteur offre de nombreuses fonctionnalités :

• Mise en ligne des avis de publicité (appels d’offres, avis de pré-information) et des dossiers de consultation des entreprises (DCE)
• Gestion des questions/réponses, des négociations et des demandes de précisions
• Réception électronique des plis cryptés et horodatés jusqu’à la date limite de remise des offres
• Publication des données essentielles pour chaque contrat notifié
• Archivage des dossiers de marchés dématérialisés sur une durée conforme aux obligations légales de conservation des documents

C’est un outil désormais incontournable, au cœur de la structure juridique et technique des procédures. Besoin d’un éclairage complet ? Suivez la formation “Pratique de la dématérialisation des marchés publics”, qui vous donnera toutes les clés.

Les processus d’achat 100% électroniques

Au-delà du profil d’acheteur, d’autres process et briques viennent outiller le parcours d’achat public digital de bout en bout :

• La réponse électronique avec le DUME, formulaire numérique visant à simplifier les démarches du candidat et limiter les informations à fournir
• La signature électronique des offres et des pièces contractuelles via un certificat RGS, pour raccourcir et sécuriser la phase d’attribution
• La facturation électronique, obligatoire pour les titulaires de marchés publics depuis 2020 via le portail Chorus Pro, pour optimiser le délai global de paiement

On a donc un parcours 100% dématérialisé qui supprime bon nombre de ruptures de charge (impression, signature, envoi postal, ressaisie) chronophages et source d’erreurs.

Les outils collaboratifs et décisionnels

Cœur battant des processus métier, le système d’information achat s’enrichit aussi d’une nouvelle génération d’outils :

• Les plateformes de sourcing et de négociation qui élargissent le champ des possibles en connectant les acheteurs à de nouveaux fournisseurs (places de marché, sourcing collaboratif)
• Les éditeurs de pièces de marché intelligents qui s’appuient sur des bibliothèques de clauses types et des moteurs de recherche puissants pour accélérer la rédaction
• Les outils de gestion électronique des documents (GED) qui centralisent, indexent et partagent les pièces de procédure dans des espaces collaboratifs sécurisés
• Les suites décisionnelles Achat (SAP Ariba, Ivalua, Oracle) qui consolident les données achat et les restituent sous forme de tableaux de bord analytiques et prospectifs

Comment sécuriser la transformation numérique des achats publics ?

Adapter son système d’information achat

Premier réflexe : faire un état des lieux de l’existant (équipements, logiciels, compétences) pour identifier les manques et prioriser les projets. L’interconnexion du SI Achat avec le SI Finances est un sujet majeur pour garantir une chaîne de la dépense optimisée de bout en bout.

Autres points de vigilance :

• Le respect des pré-requis techniques de sécurité, de confidentialité, d’interopérabilité et d’accessibilité
• La gestion fine des habilitations et des droits d’accès aux données métier
• La formation des utilisateurs aux outils et aux nouveaux modes opératoires induits
• L’implémentation de procédures et contrôles pour prévenir/détecter les incidents d’exploitation
• L’application des règles d’archivage électronique pour une conservation probante

Protéger les données à caractère personnel

Avec la dématérialisation, les acheteurs publics sont aussi des responsables de traitement des données, soumis au RGPD. La formation "L’impact du RGPD dans les marchés publics" d’ACP permet aux acheteurs de sécuriser leurs clauses et process. Il doivent donc s’assurer que leurs outils et process respectent les grands principes :

• Protection des données dès la conception des solutions (privacy by design)
• Minimisation des données collectées et limitation des durées de conservation
• Information et recueil du consentement explicite des personnes concernées
• Notification des violations à la CNIL dans les 72 heures
• Sanction des manquements par des amendes proportionnées

Quelles nouvelles compétences numériques pour les acheteurs publics ?

Maîtriser les outils de sourcing électronique

• Utiliser efficacement les moteurs de recherche et les places de marché pour identifier de nouveaux fournisseurs
• Exploiter les données ouvertes (open data) et les réseaux sociaux pour enrichir sa cartographie métiers
• Créer et animer une communauté de fournisseurs via une plateforme digitale d’échanges

Piloter la performance achat avec des tableaux de bord automatisés

• Structurer et fiabiliser ses données achat dans un référentiel unique partagé
• Concevoir des requêtes et reporting adaptés à ses objectifs métiers (gains achat, délais, qualité)
• Analyser les écarts et ajuster le pilotage de ses marchés/fournisseurs en temps réel

Exploiter les leviers d’automatisation et d’intelligence artificielle

• Paramétrer des alertes sur ses indicateurs clés et ses échéances réglementaires
• Générer automatiquement des pièces types (courriers, avis, rapports) à partir de modèles préétablis
• Activer des robots (RPA) sur des tâches chronophages et répétitives (contrôles de cohérence, relances)
• Utiliser des agents conversationnels (chatbot) pour filtrer les demandes et désengorger le support achat

Quels leviers activer pour accélérer la transformation numérique des achats publics ?

Capter les opportunités du sourcing digital

Le sourcing est un maillon essentiel du processus achat. Avec le digital, de nouvelles opportunités s’offrent aux acheteurs pour identifier des fournisseurs innovants et challengers :

• Élargir le panel en publiant ses appels d’offres sur des places de marché généralistes (ex: PLACE) ou spécialisées qui matchent l’offre et la demande
• Interagir directement avec les entreprises via des webinaires, demo days, challenges d’innovation pour découvrir leurs solutions et savoir-faire
• Lancer des partenariats d’innovation via des plateformes dédiées (ex: Rapidd) pour co-développer des solutions sur mesure

La formation “Le système d’acquisition dynamique (SAD)” vous permettra aussi d’exploiter pleinement ces leviers.

Digitaliser la relation fournisseurs

Dématérialiser la commande publique, c’est aussi repenser l’expérience et le parcours des entreprises pour plus de simplicité et d’efficacité. Cela passe par :

• La mise en place d’un portail fournisseurs ergonomique pour gérer toutes les étapes (candidature, réponse aux AO, signature électronique des contrats, facturation, suivi d’exécution)
• La création d’espaces personnalisés et sécurisés pour chaque fournisseur stratégique afin de partager en temps réel toutes les informations utiles (contrats, commandes, livrables, avenants, etc.)
• La généralisation de la facturation électronique pour réduire les délais de paiement et sécuriser la trésorerie des entreprises

Embarquer les équipes dans une démarche agile

Réussir sa transformation numérique achat ne se décrète pas. Cela se construit pas à pas, en impliquant en amont les parties prenantes internes et externes dans une logique d’amélioration continue :

• Identifier quelques irritants majeurs du processus achat (délais, transparence) pour co-concevoir avec les métiers des solutions digitales rapides à implémenter
• S’appuyer sur un réseau d’ambassadeurs et relais métiers pour embarquer le collectif, partager les bonnes pratiques et essaimer les premiers succès
• Proposer un mix équilibré de modalités de montée en compétences (e-learning, classes virtuelles, ateliers pratiques) pour s’adapter aux différents profils et contraintes
• Mesurer régulièrement les gains (temps, performance) et les progrès réalisés pour ancrer la dynamique dans la durée

C’est tout l’enjeu des formations continues comme celles proposées par ACP : donner aux professionnels des achats les clés concrètes pour être acteurs de cette transformation.