Pratique de la dématérialisation des marchés publics

Toutefois, la dématérialisation des procédures peut constituer une difficulté, notamment pour les petites communes et de l'autre côté, les TPE et PME. Les évolutions des pratiques nécessitent en effet un personnel compétent formé et sensibilisé.

D'où l'intérêt de suivre une formation sur le thème « Pratique de la dématérialisation des marchés publics ». Grâce au programme pédagogique complet proposé par Abilways, les professionnels du secteur public acquièrent les connaissances leur permettant de mieux comprendre et maîtriser les apports de la gestion électronique.

Dématérialisation des marchés publics : pourquoi opter pour les formations Abilways ?

Les formations Abilways sont conçues de manière à renforcer individuellement les acquis de chacun. Seul prérequis ? Maîtriser la pratique de la réglementation générale des marchés publics.

Le programme détaillé d'une formation se présente de la sorte :

1er jour :

• Rappel du cadre juridique de la dématérialisation des marchés publics ;
• Garantir la sécurité de la dématérialisation de la passation des marchés publics ;
• Etude de cas (exemples et mise en pratique).
• 2e jour :
  • Optimiser l’efficacité de l’achat public par l’usage des nouvelles technologies ;
  • Traiter les plis électroniques (gestion de la transmission, vérification de la régularité des offres électroniques, etc.) ;
  • Etude de cas (Vérification de la régularité des offres électroniques, publication des données essentielles de vos marchés en mode open data, etc.).

Mais qu'est-ce que la dématérialisation des contenus au juste ?

La dématérialisation des contenus consiste en la numérisation systématique des contenus et données stockées auparavant sur des supports analogiques (des supports papier, en règle générale).

De multiples raisons justifient cette tendance à la transformation numérique, notamment pour les entreprises et les structures publiques en recherche d'efficacité.

Pour les administrations publiques (et leurs fournisseurs), la dématérialisation complète et progressive de la commande publique est désormais une obligation. L' obligation de dématérialisation est opérationnelle depuis l'année 2022.

Dématérialisation et réglementation de la dématérialisation des contenus

La réforme du droit de la commande publique est entrée en vigueur au 1er avril 2017. Elle vise à simplifier la présentation des règles du jeu. En effet, son objectif est double :

• La dématérialisation des procédures de passation des marchés publics (depuis le 1er octobre 2018, tout marché public supérieur à 25 000€ HT fait l'objet d'une dématérialisation obligatoire et systématique) ;
• Le déploiement d'une démarche d'open data ou « données ouvertes » : de cette manière, les données et informations essentielles font l'objet d'une publication brute, librement accessible et réutilisable.

Depuis le 1er avril 2017, donc, les centrales d’achat doivent procéder par voie électronique, et cette obligation a été étendue à tous les acheteurs publics à partir du 1er octobre 2018.

Cette évolution a permis l'instauration progressive d'une véritable interface numérique de dialogue, permettant la mise en relation des acheteurs et des candidats à un marché public. Cette plateforme ou « salle des marchés » est accessible en ligne via un réseau.

Dématérialisation de la commande publique et profil acheteur

L'article R3122-10 du Code de la commande publique définit le profil d'acheteur comme « une plateforme de dématérialisation permettant notamment aux autorités concédantes de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique, et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires ».

Cet outil numérique a plusieurs avantages pour les acheteurs et opérateurs économiques :

• Il facilite la mise à disposition des documents de la consultation (dont les avis de publicité), ainsi que la réception des offres ;
• Il offre un certain niveau de sécurité, de confidentialité, d'intégrité et de traçabilité des échanges (à ce titre, on pourra renvoyer à l'annexe 7 du Code de la commande publique, qui relate les exigences minimales de sécurité).

L'acheteur public doit toutefois se charger de plusieurs tâches obligatoires, comme par exemple :

• La rédaction des documents de consultation ;
• La publication de la procédure d'appel d'offres ouvert ;
• La gestion du délai de remise des plis ;
• La réception et l'analyse des candidatures reçues ;
• L'analyse des offres ;
• L'attribution du marché et l'envoi des lettres de rejet.

Les autres outils de la dématérialisation

La transition numérique de la commande publique s'appuie sur un certain nombre d'outils tels que les plateformes, qui mettent en relation les entreprises et les administrations pour gérer l'ensemble du processus d'achat. En France, c'est la plateforme PLACE qui accueille les procédures de marché de l’État.

D'autres outils accompagnent cependant le plan de transformation des marchés publics. Parmi ceux-ci :

• La signature électronique, gage d'authenticité des documents, et qui assure leur intégrité estimée tout au long du processus d'achat. La valeur estimée de la signature électronique est le même sur le plan juridique que la signature manuscrite, avec la même force probante ;
• Le certificat de signature électronique : il est généralement émis par des autorités de certification reconnues, permettant dès lors aux entreprises de sécuriser leur identité, au moment de la soumission des offres et des contrats.

Quelles sont les étapes de la dématérialisation des marchés publics ?

La dématérialisation des procédures de marchés permet donc aux entreprises de consulter les opportunités de marchés. Pour les administrations ou pouvoir adjudicateur, la transformation numérique induite par ces nouveaux services permet de publier rapidement et efficacement des appels d'offres en ligne.

Toutefois, une certaine politique procédurale est nécessaire selon l'appel d'offres envisagé. Pour savoir si vous devez faire à un appel d'offres ouvert ou restreint (permettant à l'acheteur de choisir l'offre la plus avantageuse), commencez par définir vos besoins (art. 5 et 6), puis choisissez la procédure à mettre en œuvre (art. 10 et 26 à 30).

Procédure de passation pour un appel d'offres ouvert

L'appel d'offres ouvert est la procédure adaptée pour tous les candidats potentiels qui souhaitent soumettre leur offre, sans aucune distinction. L'acheteur public peut, dès lors, choisir l'offre la plus économique pour lui.

L'avis d'appel public à la concurrence est requis lorsque le coût des prestations est supérieur à un certain montant, ou dépasse un certain seuil :

• Pour les marchés de fournitures et de services : 144 000 euros HT pour l’État et les établissements publics, et 221 000 euros HT pour les collectivités locales.
• Pour les marchés de travaux : 5 548 000 euros.

Voici les principales étapes qui fondent le système des appels publics à la concurrence :

• La première étape : la publication d'un avis d'appel à la concurrence et la publication des appels d'offres (voir les articles R. 2131-2 et R. 2331-2 du code de la commande publique) ;
• La deuxième étape : la mise à disposition du dossier de consultation sur le profil acheteur ;
• La troisième étape : la réception des candidatures et des offres dématérialisées ;
• La quatrième étape : l’examen des candidatures et de leur recevabilité. La plateforme dématérialisée permet une analyse plus rapide des offres, ce qui facilite le travail des commissions d’attribution ;
• La cinquième étape : la signature par voie électronique et la notification du marché au titulaire ;
• La sixième étape : le suivi et l'exécution du marché : les plateformes ont ceci de particulier qu'elles permettent de suivre en temps réel l'exécution du marché (de la gestion de la facturation électronique jusqu'à la livraison des prestations).

Procédure de passation pour un appel d'offres restreint

L'appel d'offre fait partie des procédures formalisées du code de la commande publique. L'appel d'offre permet, quant à lui, de n'inviter qu'un nombre limité de candidats à soumettre une offre.

Dans ce cas de figure, seules quelques entreprises sont qualifiées pour répondre aux besoins de la cible. Une candidature à un appel d'offres restreint ne peut être retenue que si les éléments fournis sont jugés fiables et suffisants.

La procédure se fait généralement en deux étapes :

• La sélection des candidatures, selon les compétences et les qualités des dossiers présentés. Ici, l'acheteur sélectionne les candidats qui seront, par la suite, invités à participer à la suite de la procédure ;
• La remise d'une offre par les candidats sélectionnés.

Quels sont les avantages et inconvénients de la dématérialisation des marchés publics ?

Vous l'aurez comrpis : la dématerialisation des marchés publics et des relations entretenues entre les différents acteurs présente bon nombre d'avantages décisifs. Les termes qui reviennent souvent pour désigner cette évolution des pratiques sont :

• La simplification technique des échanges : les profils d'acheteurs comportent à ce titre une rubrique spécifique où les candidats posent leurs questions et les acheteurs publient les réponses ;
• La transparence et le respect des normes environnementales ;
• Le gain de temps et l'efficacité (avec une réduction des délais de traitement des dossiers). On observe également une réduction drastique des erreurs, grâce à l'automatisation des tâches limitant ainsi les risques d'erreurs humaines.

Mais les défis à relever restent encore nombreux pour les acteurs du marché, notamment pour tout ce qui relève :

• De la cybersécurité et des risques d'exposition des marchés publics aux cyberattaques et au piratage des données ;
• De l'inclusion numérique et des inégalités : nombreuses sont encore aujourd'hui les petites structures qui rencontrent des difficultés dans la maîtrise des outils numériques. L'accès aux infrastructures relatives aux marchés publics constitue également un frein (dysfonctionnements, problèmes techniques divers, etc.).