Gestionnaire administratif et financier des marchés publics
La commande publique est un outil de politique publique. La professionnalisation des acteurs de la commande publique est devenue indispensable pour maîtriser et optimiser la dépense publique. Aussi est-il nécessaire, dans ce contexte, d’introduire des procédures et des pratiques qui intègrent la notion de suivi de la performance de la commande publique.
Cycle validé après remise et validation d'un mémoire professionnel.
- Définir la réglementation financière et comptable applicable
aux marchés publics et les fondamentaux du contrôle interne comptable - Mettre en oeuvre les outils de reporting et une méthode de gestion des dysfonctionnements contractuels, de vérification et de liquidation
- Gérer le suivi d’un marché au niveau technique, administratif,
financier et comptable
Acquérir des pratiques et des procédures permettant le suivi de la performance juridique, technique, administrative et financière des marchés publics
Tout gestionnaire financier impliqué dans le processus de règlement financier et qui assure le suivi et la gestion des marchés publics
Connaître et participer aux missions d'expression et d'évaluation des besoins, au suivi des procédures, des contrôles et de l'exécution comptable
1er Jour
S'intégrer dans le cadre juridique du suivi financier et comptable des marchés financiers
- Les apports du décret de Gestion Budgétaire et de Comptabilité Publique (GBCP)
- Élaboration d'un budget : le principe du Budget Base Zéro (BBZ)
- Les différentes catégories de crédits budgétaires
- les Autorisations d’Engagement (AE)
- les Crédits de Paiement (CP)
- Les règles de gestion des crédits budgétaires (AE et CP)
- La présentation des gestionnaires de crédit (responsables de programme et de budget opérationnel de programme)
- La nomenclature budgétaire
- par destination (missions, programmes et actions)
- par nature de dépense (titres)
- Les fonctions des cellules comptables et de suivi des marchés dans la qualité budgétaire : les cellules d'engagement, d'ordonnancement et de liquidation
- Le cadre contractuel préalable du règlement financier : missions des cellules de contrôle interne et de contrôle de liquidabilité
Quizz sur les finances publiques
Connaître les dispositions sur les délais de paiement et la répartition des rôles et responsabilités
- Le calcul du délai global de paiement au regard du droit applicable pour les organismes d’état, les collectivités territoriales et le secteur hospitalier
- Le délai de l’ordonnateur et du comptable
- La suspension du délai de paiement
- Les contrôles des pièces justificatives pour paiement
CAS PRATIQUE
Analyse d’une étude sur les délais de paiement
2e Jour
Analyser la procédure de règlement pendant l'exécution
- L’avance et ses modalités de remboursement
- La fréquence minimale des paiements
- Le contenu d’un projet de décompte mensuel
- Le caractère provisoire de l’acompte
- Le règlement partiel définitif : intérêt et limites
- Les pénalités de retard et leurs éventuelles remises (point sur la jurisprudence)
- La retenue de garantie, la caution et la garantie à première demande
- Les cessions et nantissements
CAS PRATIQUE
Analyse des clauses contractuelles relatives à l’exécution financière du marché
Mesurer les conséquences du non-respect des délais de paiement
- Les intérêts moratoires
- Le cas du conflit sur le montant à payer
- La notion d’accord minimum
- Le référé-provision et ses conditions de mise en œuvre
- Les protocoles transactionnels
CAS PRATIQUE
Retard de paiement et calcul des intérêts moratoires
Sécuriser la fin des relations contractuelles
- Les conséquences financières et contractuelles
- le projet de décompte final
- le décompte général de l’opération
- La période de garantie et sa mise en œuvre
- Le remboursement de la retenue de garantie, de la caution, de la garantie à première demande
CAS PRATIQUE
Élaboration d’un projet de décompte final
Exercice d’intersession pour évaluer les acquis du module
1er JOUR
Définir le poste du gestionnaire administratif et financier des marchés publics
- Définir ses principales activités
- Rôle transversal du poste et des missions dévolues
- Environnement externe : opérateurs économiques, organes de contrôle des marchés, organes de publicité...
- Qualités requises et compétences clés
Cerner les principales obligations du marché et la répartition des responsabilités entre le pouvoir adjudicateur et le titulaire
- Les pièces à étudier
- l'identification des apports clés des principaux CCAG (options...)
- les pièces contractuelles du marché : techniques (CCTP) et administratives (CCAP)
- les annexes financières
- La répartition des responsabilités entre le pouvoir adjudicateur et le titulaire
- Les clauses incitatives et dissuasives dans les relations contractuelles
CAS PRATIQUE
Analyse des clauses contractuelles contenues dans les CCAG
Préparer le suivi d’exécution du marché en toute sécurité
- Le début de la relation contractuelle
- Les ordres de service
- Les bons de commande
- Les vérifications qualitatives et quantitatives
- Les opérations de suivi et de contrôle
- L’application des pénalités
- La sous-traitance et la cotraitance
- Les incidents pouvant survenir lors de la relation contractuelle : comment les gérer ?
- Les reconductions
- L’affermissement des tranches optionnelles
CAS PRATIQUE
Litige opposant un sous-traitant au titulaire et ses conséquences pour le paiement
Gérer les modifications du marché initial
- Les prix dans les marchés
- la forme des prix
- le contenu du prix
- l’actualisation et la révision des prix
- Les cas de modifications du marché en cours d'exécution
CAS PRATIQUE
Actualisation et révision d’un prix
2e JOUR
Préparer le bon pilotage de l’exécution de vos marchés
- Définir le rôle et la finalité du pilotage de l’exécution des achats
- Définir les acteurs du pilotage, leur rôle et leur contribution
- Impliquer chacun des acteurs dans le suivi des achats, coordonner et planifier leur intervention
- Définir les moyens et l’organisation du suivi des achats
- Mettre en place des outils partagés avec les prestataires
- Programmer les différentes étapes du contrôle en lien avec les différentes phases de l’exécution
CAS PRATIQUE
Mise en place de grilles d’analyse pour mener l’action ad hoc suite à un événement ou contrôle
Mettre en œuvre le pilotage de l’exécution de ses marchés
- Identifier les paramètres à suivre
- les paramètres financiers
- les paramètres quantitatifs
- Mettre en place les indicateurs de suivi visant :
- à identifier les incidents d’exécution
- à évaluer la qualité des prestations
- à évaluer et comparer les fournisseurs
- Élaborer le tableau de bord du pilotage de l’exécution des achats
- Organiser et planifier le pilotage
- Évaluer et contrôler la performance obtenue à travers l’exécution des marchés
- Assurer le reporting
- Tirer profit des incidents d’exécution et définir les axes de progrès sur le plan financier et qualitatif
CAS PRATIQUE
Mettre en place des fiches d’évaluation des fournisseurs (fournitures, maintenance et services)
Exercice d’intersession pour évaluer les acquis du module
Définir le contrôle interne comptable
- L’environnement de contrôle interne
- Les acteurs du contrôle interne comptable
- L’évaluation périodique du contrôle interne comptable : rôle de l’audit interne et de l’audit externe
- Les 3 « e » efficacité, efficience et économie
- La traçabilité, la sécurité, la transparence
- Les outils pour évaluer la performance
Identifier les risques des marchés publics
- L'identification des risques
- les facteurs de risques
- les évènements déclencheurs
- les impacts du risque
- L'évaluation, la mesure et l'hiérarchisation des risques
- La maitrise des risques
- les réponses aux risques
- les contrôles
- L’arbitrage entre risques et mesures de contrôle interne comptable
- Les risques majeurs chez le gestionnaire et l’ordonnateur
- la mauvaise définition des besoins, la sous estimation
- le non respect de la procédure de passation de commande
- les engagements sont mal ou ne sont pas retracés en comptabilité (erreur)
- l'absence ou erreur de contrôle réel du service fait
- Les risques inhérents au suivi des marchés
- documentation, organisation et traçabilité
- les problèmes d’information de communication et de circulation des documents de marchés
- Les risques majeurs chez le comptable
- l'incompétence juridique du signataire des pièces
- les pièces justificatives absentes, insuffisantes ou invalides
- l'absence de service fait
- la mauvaise imputation comptable : Enregistrement comptable sur un compte erroné
- la mauvaise régularisation de l’avance
- la carence dans la régularisation de l’avance
- la carence dans le traitement de cession/opposition
- la carence dans la libération de la retenue de garantie
CAS PRATIQUE
Préparer une analyse des risques par groupe et par type de risque à partir des procédures, tâche, opération, objectif.
Identifier, évaluer, mesurer et répondre aux risques.
Identifier les contrôles à mettre en place
Maîtriser les outils d’évaluation du contrôle interne comptable
- Les référentiels: de contrôle interne comptable et de contrôle interne organisationnel
- Le référentiel de contrôle interne du processus de la commande publique
- La piste d’audit
- Le tableau des risques
- Le tableau des forces et des faiblesses
- L’organigramme fonctionnel
- L'évaluation de la performance:
- comment la maîtrise des risques influence l’amélioration de la performance?
- les outils d’évaluation de la performance: les indicateurs de performance
CAS PRATIQUE
La piste d’audit appliquée au marché public
Exercice d’intersession pour évaluer les acquis du module
Analyser le cycle stratégie-objectifs-actions-risques-contrôles-indicateurs-réalisations-résultats-impacts
Le pilotage des objectifs
- Le diagnostic : savoir définir les objectifs, les enjeux
- Calculer les écarts significatifs
- Évaluer les actions, les réalisations, les résultats, les impacts
- Les outils de l’évaluation de la performance des résultats
- Les objectifs et Les indicateurs de performance
- Les principaux indicateurs concernant
- l’efficacité
- l’efficience
- l’économie
- la traçabilité
- la sécurité
- la durabilité
- Exemples :
- l’évaluation des fournisseurs
- l’efficience de l’approvisionnement et des travaux
- l’efficience de la fonction achats
- l’optimisation des coûts
- Une évaluation du rapport « qualité/coût » des marchés publics
- Les objectifs d’efficience
CAS PRATIQUE
Définir des indicateurs de performance des résultats.
Mettre en œuvre le reporting
- Le contrôle de gestion et le suivi-évaluation
- les tableaux de bord : objectifs - résultats - indicateurs
- L’utilité du reporting : communiquer les résultats des marchés publics
- vocation interne
- vocation externe
- Modalités de mise en œuvre du reporting : les acteurs
- La méthodologie de travail:
- les bonnes et les meilleures méthodes
- Modernisation des systèmes d’information et de communication
CAS PRATIQUE
Réaliser un tableau de bord basé sur les objectifs et les indicateurs de résultats
Exercice d’intersession pour évaluer les acquis du module
Plusieurs dispositifs de financement sont accessibles via les OPCO (Opérateurs de Compétences), organismes agréés par le ministère du Travail dont le rôle est d’accompagner, collecter et gérer les contributions des entreprises au titre du financement de la formation professionnelle.
Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires ABILWAYS spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.
Équipe pédagogique :
Un expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Cette formation, en plusieurs modules, alterne théorie et pratique et met l’accent sur les échanges et le mode collaboratif. Les exercices en salle et d’intersessions permettent d'évaluer la prise en main des outils, concepts et méthodologies vus en formation.
Parallèlement, chaque participant travaille sur un sujet personnel, choisi en lien avec l'équipe pédagogique. L'ensemble du parcours permet d’appréhender et de valider les différentes connaissances et compétences nécessaires à la réalisation de ce sujet/projet. Grâce à leur expertise, les intervenants conseillent et accompagnent les apprenants jusqu’à la présentation de leur travail.
En fin de formation, un retour d'expériences à distance est organisé, via un dispositif de classe virtuelle, pour un feedback à froid et des échanges sur les pratiques depuis la fin du présentiel.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur notre plateforme.
La commande publique représente un levier économique et stratégique majeur pour les pouvoirs publics. Avec plus de 200 milliards d'euros dépensés chaque année, les achats publics ont un impact décisif sur de nombreuses politiques publiques. Mais pour que cette commande soit performante et efficiente, encore faut-il qu'elle soit pilotée de manière optimale. C'est là qu'intervient un acteur clé : le gestionnaire administratif et financier des marchés publics. Véritable chef d'orchestre des procédures d'achat, il assure le suivi financier, juridique et opérationnel des contrats. Décryptage de cette fonction stratégique, essentielle pour sécuriser et optimiser la dépense publique.
Qu'est-ce qu'un gestionnaire administratif et financier des marchés publics ?
Le gestionnaire administratif et financier des marchés publics est le garant du respect des procédures, de la bonne utilisation des deniers publics et de la performance des achats. Ses missions couvrent plusieurs volets.
D'abord, le suivi financier et budgétaire des contrats : de la vérification des pièces de paiement au contrôle du service fait en passant par l'application des pénalités, il s'assure du respect des clauses financières et de la régularité de la dépense. Il effectue les opérations comptables et accompagne les services dans la préparation et le suivi de leurs budgets d’achats.
Ensuite, le suivi administratif et technique des marchés, de la notification à la clôture : vérification des pièces contractuelles, gestion des avenants et des reconductions... Il veille au respect des engagements et à la bonne application des clauses d'exécution.
Le gestionnaire joue aussi un rôle majeur dans le dispositif de contrôle interne et de maîtrise des risques liés aux achats. Il met en place des procédures et des points de contrôle pour sécuriser le processus, prévenir les irrégularités et promouvoir les bonnes pratiques.
Enfin, il contribue activement au pilotage de la performance des achats. En collectant et analysant les données d'exécution, en élaborant des tableaux de bord et des bilans, il éclaire les décisions et formule des propositions d'optimisation continue.
Quelles sont les compétences à réunir pour réussir dans ce métier ?
Le métier de Gestionnaire administratif et financier des marchés publics requiert un socle solide de compétences techniques, juridiques et relationnelles.
Cela commence par une connaissance approfondie du cadre légal et réglementaire des marchés publics et de la comptabilité publique, pour maîtriser les règles et procédures régissant les achats publics et le suivi budgétaire.
Il faut aussi une bonne compréhension des enjeux techniques et métiers des marchés suivis, pour dialoguer efficacement avec les services et apprécier la bonne exécution des prestations.
Des qualités personnelles sont également indispensables : rigueur et sens de l'organisation pour gérer de multiples marchés en parallèle, capacité d'analyse et de synthèse pour établir des diagnostics et proposer des solutions, sens relationnel et pédagogique pour dialoguer avec de nombreux interlocuteurs.
Au final, le gestionnaire doit avoir un profil hybride, alliant expertise technique et sens du service, qui s'acquiert par la formation initiale et continue et s'enrichit tout au long de la carrière.
Comment optimiser le suivi des marchés publics ?
Au-delà des compétences, le gestionnaire a besoin d'outils et de méthodes adaptés pour exceller dans le suivi des marchés, dans un contexte de complexification croissante des achats publics. Voici un panorama des bonnes pratiques clés.
Pilotage financier et administratif
Pour suivre efficacement l'exécution financière et administrative des marchés, le gestionnaire doit pouvoir s'appuyer sur :
- Des tableaux de bord consolidant les données clés : engagements, mandatements, cautions, garanties, échéances de reconduction et de clôture.
- Des logiciels de gestion financière interfacés avec les autres outils métiers (SI achats, projet), pour automatiser la collecte des données et fiabiliser le suivi.
L'enjeu : avoir une vision complète et à jour, pour anticiper les actions à mener et sécuriser les actes de gestion.
Contrôle interne et maîtrise des risques
Autre impératif : mettre en place un dispositif robuste de contrôle interne et de gestion des risques. Cela passe par :
- La formalisation des points de vigilance à chaque étape (référentiels de processus, matrices de risques, plans de contrôle)
- La diffusion d'une culture de la conformité et du contrôle auprès des services (sensibilisation, formation, guides de procédures)
Le gestionnaire a un rôle clé de pédagogie et d'animation pour ancrer les bons réflexes.
Pilotage proactif de la performance
Mais le suivi ne suffit pas. Pour optimiser ses marchés, le gestionnaire doit aussi déployer une démarche proactive de pilotage de la performance :
- Définir des indicateurs pertinents de qualité, de coûts, de délais... alignés avec les objectifs d’achats ;
- Analyser les résultats pour identifier les écarts et leurs causes ;
- Proposer des actions d'optimisation : renégociation, recherche d'alternatives, actions correctives.
Ce rôle requiert à la fois un esprit analytique aiguisé et un sens relationnel affûté pour fédérer les acteurs.
Dialogue de gestion
La clé d'une optimisation réussie ? Un dialogue de gestion nourri et régulier avec les services prescripteurs et utilisateurs, via :
- Des revues de performance périodiques ;
- Des points d'étape sur les marchés sensibles ;
- Des retours terrain fréquents.
L'enjeu est d'instaurer une relation de confiance et de responsabilisation mutuelle, pour un pilotage au plus près des besoins métiers.
Filière achats
Enfin, pour porter ces dynamiques vertueuses, le gestionnaire doit s'intégrer dans une filière d'achats professionnalisée, via :
- L'échange de bonnes pratiques entre pairs ;
- Le partage d'expertises et de retours d'expérience ;
- Le co-développement d'outils et méthodes ;
- La formation continue pour s'adapter aux évolutions.
Autant de leviers essentiels pour monter en compétences, porter la voix des achats en interne et faire de ce métier un atout maître au service de la performance de la commande publique.
Quels outils et plateformes pour le gestionnaire administratif et financier des marchés publics ?
Pour exercer efficacement son métier, le gestionnaire a besoin d'outils adaptés qui lui permettent d'automatiser les tâches chronophages, de fiabiliser son suivi et de gagner en réactivité. Découvrons ces outils.
Les logiciels de gestion financière (suivi budgétaire et comptable)
Au cœur du système d'information du gestionnaire, on trouve les logiciels de gestion financière et comptable. Il peut s'agir de solutions généralistes de type ERP (Oracle, SAP, Cegid) ou de modules experts dédiés au secteur public (Astre, Civil Finances, Sedit Marianne). Ces outils permettent de gérer l'ensemble de l'exécution budgétaire et comptable des marchés : suivi des engagements et des crédits, gestion de la facturation et des paiements, tenue de la comptabilité fournisseurs, production des déclarations fiscales, etc.
Les outils de dématérialisation (procédures)
Autre brique essentielle de l'équipement du gestionnaire : les solutions de dématérialisation des procédures d'achat. À commencer par les profils d'acheteur, désormais obligatoires pour les marchés dépassant certains seuils. Ces plateformes web permettent de publier les avis d'appel public à la concurrence, de mettre les dossiers de consultation à disposition des entreprises et de réceptionner les plis électroniques.
Enfin, pour le stockage et l'archivage de long terme de la documentation contractuelle, les systèmes d'archivage électronique (SAE) permettent de constituer un dossier de marché électronique complet, pérenne et opposable, et ainsi de se conformer aux exigences réglementaires en la matière.
Les plateformes collaboratives
Pour échanger au quotidien avec ses multiples interlocuteurs (services prescripteurs, utilisateurs, fournisseurs), le gestionnaire a aussi besoin d'outils comme les messageries, espaces de stockage et de partage de documents, outils de visioconférence, réseaux sociaux d'entreprise.
Dans la même veine, l'utilisation de plateformes de signature électronique (DocuSign, Universign) se généralise pour conclure les marchés et signer les actes d'exécution (ordres de service, bons de commande, avenants).
Les outils décisionnels pour piloter la performance
Enfin, pour exploiter la mine de données générée par l'exécution des contrats, le gestionnaire a recours à des outils décisionnels ou BI (Business Intelligence). Il s’agit de solutions de data visualisation (Tableau, PowerBI) et de requêteurs plus avancés (Business Objects, QlikView), ces technologies lui permettent d'agréger et croiser les données issues des différents SI métiers pour produire des états d'analyse et des tableaux de bord.
Tous les indicateurs clés de performance des marchés peuvent être calculés et visualisés de manière intuitive. Cela permet de guider les décisions, d'identifier les leviers d'optimisation et de rendre compte de sa gestion aux directions. Cependant, un outil n'est jamais qu'un outil : il ne remplacera jamais la compétence métier et la finesse d'analyse du gestionnaire !
Au terme de ce tour d'horizon, une chose est sûre : le gestionnaire administratif et financier des marchés publics est un maillon essentiel de la chaîne de la commande publique. Car dans un contexte de transformation rapide des achats publics sous l'effet du numérique et des nouveaux enjeux (développement durable, innovation), le gestionnaire est plus que jamais un acteur clé de la performance et de la modernisation de l'action publique.
C'est tout l'enjeu du cycle certifiant “Gestionnaire administratif et financier des marchés publics” proposé par ACP Formation. En 6 jours intensifs ponctués de cas pratiques et d'ateliers, il permet d'acquérir toutes les clés pour professionnaliser ses pratiques de gestion des marchés et ainsi contribuer activement à l'efficacité de la commande publique.
