Assistant achats et marchés publics

Appréhender le cadre d’intervention de la fonction achats

• Les missions de la fonction achats
• Les étapes du processus achat
• Les acteurs et le rôle
  • l’acheteur
  • l’assistant achats / marchés publics
  • le prescripteur
• L’environnement externe de la fonction achats : les opérateurs économiques, les organes de contrôle des marchés

Connaître les fondamentaux de la réglementation

• Les grands principes de la commande publique
• La réglementation des marchés publics : le vocabulaire, les familles d’achats, les nouveaux CCAG...
• Les principales règles de passation : les différentes procédures, la publicité, l’allotissement…
• L’impact de la dématérialisation dans les marchés publics

QUIZZ de vérification des connaissances

Cerner le rôle transversal d’un assistant achats / marché public : de la préparation et la passation (1re partie)

• La préparation
  • l’identification des besoins des différents services
  • la rédaction des pièces de marché : administratives, financières et techniques, la publicité
  • la prise en compte de la dématérialisation : le profil acheteur, le DUME, la signature électronique
• La passation
  • la publicité : le dépôt du DCE, la gestion des questions/réponses
  • la réception des plis : l’ouverture des plis, la vérification des pièces, le procès-verbal
  • l’analyse des candidatures et des offres : les vérifications des candidatures et la sélection des candidats
  • la négociation : la préparation des courriers d’invitation, l’organisation matérielle, les comptes-rendus
  • la Commission d’Appels d’Offres : l’organisation du secrétariat, les convocations, le rapport d’analyse des offres, la rédaction des procès-verbaux, le rapport de présentation
• L’achèvement de la procédure : la vérification des pièces réglementaires de l’attributaire, les lettres de rejet et la conclusion et notification du marché, le contrôle de légalité

CAS PRATIQUE
Préparation des convocations, de rédaction des lettres aux candidats évincés

Cerner le rôle transversal d’un assistant achats / marché public : le suivi des marchés (2e partie)

• Le suivi administratif : les apports des nouveaux CCAG
  • les ordres de service
  • les ordres d’exécution
  • l’affermissement des tranches
  • les reconductions
  • les modifications au contrat
  • les résiliations
  • la sous-traitance
• Le suivi financier
  • les avances
  • les acomptes
  • les révisions
  • les garanties financières
  • le solde
  • la généralisation de la facturation électronique pour toutes les entreprises depuis 1er janvier 2020
• La chaîne de traitement comptable et financier du marché

CAS PRATIQUE
Application d’une formule de révision des prix

• Le suivi opérationnel
  • les vérifications administratives
  • les vérifications opérationnelles
  • les outils de pilotage
  • la gestion des litiges
  • la clôture du marché

• Le suivi de l’activité du service
  • la construction et la mise en place d’outils de pilotage :
    • les plannings et rétroplannings
    • les tableaux de bord
    • les tableaux de suivi d’activité
    • les fiches d’évaluation
  • La veille
    • les objectifs
    • les outils
    • les modalités de diffusion de l’information
  • La mise en ligne des données essentielles et le recensement économiques des marchés

CAS PRATIQUE
Mise en place d’un tableau de suivi d’activité