Analyser les candidatures et les offres - Niveau 2

Afin de trouver la soumission économiquement la plus avantageuse dans un contexte d’appel d’offres, la maîtrise des textes ne suffit plus. Vous devez cerner la pratique qui en découle par des mises en situation poussées. ACP Abilways vous aide à connaître les principaux points de vigilance dans cette procédure vitale pour la fonction publique.

Pourquoi choisir la formation ACP Abilways ?

L'analyse des offres de la commande publique se complexifie à mesure que la législation évolue. ACP Abilways propose une formation de niveau 2 pour acquérir une méthode opérationnelle et complète afin de mettre en œuvre les notions propres à votre profession.

Notre formation de niveau 2 sur l’analyse des candidatures et des offres vous aide à juger de la conformité des soumissions. 

Processus d’analyse des offres : quels sont les éléments à connaître ?

Face aux enjeux que représentent l’examen des offres, la responsabilité de la personne publique est grandissante. Le processus d’examen des candidatures tourne autour de deux principaux points : la conformité et l’analyse comparative. Il implique ainsi une méthode de notation opérationnelle.

L’autorité concédante ou l’acheteur public doit s’assurer que ses avis de publicité précisent la méthode de décision. Le contrôle de la régularité des systèmes de cotation des offres s’accentue tandis que la Commission d’Appel d’Offres se cantonne à un rôle consultatif.

Pour relever les défis à venir, vous devez affiner votre capacité à sélectionner de manière efficace et transparente les candidatures des opérateurs économiques. L’acheteur public 2.0 est celui qui sait tirer le meilleur des outils législatifs pour mettre en œuvre une stratégie créative dans une démarche hautement sensible.

L’analyse de la conformité

L’examen des offres commence par un contrôle de conformité aux exigences que contiennent les documents de la consultation. À cette étape, l’acheteur public élimine les offres irrégulières, inappropriées et inacceptables.

Si le Code de la commande publique stipule la règle en son article L2152-1, c’est la jurisprudence qui l’explicite. Les diverses décisions du Conseil d’État permettent en effet de circonscrire ces trois notions. Ainsi, toute offre :

• Sans rapport avec le marché public devient inappropriée ;
• Dont le prix dépasse les crédits budgétaires est inacceptable ;
• Qui ne cadre pas avec les exigences des documents de la consultation devient irrégulière.

Obtenez les clés et astuces pour vous conformer aux obligations fixées par le Code de la commande publique grâce à la formation Abilways.

L’analyse comparative des soumissions

Elle constitue l’étape charnière qui mène au classement des offres de tous les opérateurs retenus. L’analyse comparative personnifie le principe de mise en concurrence, car elle s’effectue de manière objective et impartiale pour tous les soumissionnaires.

Le pouvoir adjudicateur se base ici sur les critères annoncés dans le dossier d’appel d’offres. C’est la raison pour laquelle une partie de nos modules porte sur les :

• Différentes méthodes pour réaliser un choix réfléchi ;
• Critères de l’analyse fonctionnelle en fonction du cycle de vie ;
• La notion de pondération.

L’analyse comparative des offres se réalise au regard des capacités de chaque candidat.

Cas pratiques pour comprendre la méthode de notation

Pour évaluer les soumissionnaires d’un marché public à leur juste valeur, l’autorité administrative choisit une méthode de notation. Cette dernière est codifiée de sorte à favoriser un classement objectif des offres. La loi n’impose aucun devoir de communication vis-à-vis du système retenu. Il ne doit cependant pas s’avérer discriminatoire ni être de nature à fausser la concurrence sous peine d’annulation de la commande publique.

L’affaire CE, 15 février 2013, n° 363854, SFR

L’acheteur public décide de mettre en œuvre une méthode de notation qui accorde 40 points à la valeur technique de l’offre et 60 points au prix.

La candidature de la société SFR obtient 38 points sur 40 selon un paramètre de technicité, mais elle présente l’offre économiquement la plus avantageuse. Orange, la société concurrente, bénéficie de la note technique maximale, mais propose une offre plus chère.

Le pouvoir adjudicateur a retenu la soumission de SFR en dépit de la différence de notation. Pour lui, l’écart de prix était assez faible pour compenser ce gap. Le Conseil d’État a ensuite validé ce système de notation, car il respecte les principes de transparence et d’égalité de traitement.

Nous retenons de cette affaire qu’un système de notation qui entraîne un écart de prix minime peut être contrebalancé par une légère différence sur un autre paramètre.

Le cas CE, 3 novembre 2014, n° 373362, Belleville-sur-Loire

Pour le contexte, la commune de Belleville-sur-Loire lance un appel d’offres pour un marché de travaux. Sa méthode de notation prévoit 90 points pour la valeur technique et 10 points pour le prix. Ladite commande fut annulée par le Conseil d’État.

Pour l’autorité administrative, ce système avait le potentiel de neutraliser le critère du prix. Même une importante différence entre deux soumissionnaires sur ce paramètre ne suffirait pas à contrebalancer un écart technique élevé.

De cet arrêt, nous retenons que les principes d’égalité de traitement et de transparence priment sur toute autre considération dans la définition des critères de sélection des offres. Votre méthode de notation doit donc permettre la prise en compte effective de tous les critères énumérés. Elle ne doit jamais permettre à un paramètre de prendre l’ascendant sur les autres critères de sélection.

Analyse des offres : les prestations supplémentaires et les variantes

L’acheteur public doit rendre homogènes les réponses des soumissionnaires lors de l’ouverture des plis afin d’effectuer une comparaison équitable. En plus de l’offre de base, l’analyse couvre parfois les prestations supplémentaires et les variantes.

Le cas des prestations supplémentaires éventuelles (PSE)

Ce sont des prestations laissées à la discrétion du pouvoir adjudicateur. Il se réserve le droit de les inclure à la signature du contrat de la commande. En lien direct avec l’objet du marché, les PSE et leurs spécifications techniques se consultent dans le cahier des charges.

L’analyse de ces prestations tient compte de leur nature obligatoire ou facultative. Dans le premier cas, vous devez les inclure dans l’évaluation comparative des candidatures. Le Conseil d’État rappelle d’ailleurs que les PSE obligatoires font partie du marché public. Il souligne par ailleurs que l’absence d’une estimation chiffrée de ces dernières constitue une erreur suffisante pour écarter l’offre d’un opérateur économique.

L’autorité administrative considère les PSE facultatives comme accessoires au marché public. Vous devez donc distinguer ces deux catégories de prestations dans les documents de la consultation. 

Ce que vous devez savoir sur les variantes

Les variantes permettent aux candidats d’inclure une solution alternative à la demande que prévoit le cahier des charges. Le régime des variantes change selon la procédure utilisée et le type de marché concerné.

Elles sont interdites pour les commandes publiques autres que celles de la sécurité et de la défense dans le cadre d’une procédure formalisée. Les soumissionnaires peuvent toutefois y recourir si le pouvoir adjudicateur le mentionne dans l’avis de marché. Les variantes sont permises en procédure adaptée, sauf mention contraire.

Pour analyser les variantes dans un contexte d’appel d’offres, l’acheteur doit inclure au maximum les critères de performance dans ses référentiels de cotation technique. Ces paramètres se fondent sur un objectif à atteindre.

Ils n’ont aucune corrélation avec une solution technique. Ils peuvent par conséquent servir à examiner l’offre de base et sa variante. La mise en exergue des dites performances s’applique uniquement à certaines fournitures. La recherche des critères associés reste par ailleurs chronophage, d’où l’intérêt de suivre notre formation spécialisée.

Parmi les autres précautions à prendre, l’acheteur public doit mentionner les caractéristiques techniques qui ne peuvent donner lieu à une variante. Il doit en outre utiliser un système de classement séparé pour les variantes et pour l’offre de base.

Offres anormalement basses (OAB) : comment devez-vous les traiter ?

Le Code de la commande publique oblige le pouvoir adjudicateur à identifier les offres anormalement basses lors de la mise en concurrence (article L2152-5). Même si les textes ne définissent pas la notion d’AOB avec précision, vous devez suivre les règles suivantes pour affiner votre capacité d’appréciation.

Allez au-delà de l’écart de prix

L’écart de prix à lui seul ne suffit pas à qualifier une offre d’anormalement basse. L’appréciation de ce caractère doit se faire suivant plusieurs critères :

• Coûts de main-d’œuvre ;
• Prix des prestations et des matières premières ;
• Marge bénéficiaire ;
• Frais généraux de l’entreprise ;
• Conditions d’exécution du marché.

Le pouvoir adjudicateur qui soupçonne une offre anormalement basse doit demander des justifications à l’entreprise concernée et effectuer une analyse approfondie avant d’écarter sa candidature.

Considérez le contexte économique du secteur

Le caractère anormalement bas d’une offre s’apprécie au regard du contexte économique du secteur concerné et de tous les éléments qui le constituent. Les procédures publiques de cotation prennent par ailleurs la forme de formalités écrites et déclaratives.

Les enjeux de fiabilité qui prévalent dans les différents secteurs économiques rendent parfois l’analyse documentaire insuffisante. Dans un tel contexte, n’hésitez pas à demander des échantillons ou à conduire des audits sur place afin de noter les offres concurrentes.